¿Cómo optimizar su sistema de validación de documentos?

que desea volver a leer su último artículo, presente el diseño de un nuevo producto o recopilando datos para el próximo informe de actividades, necesita que alguien valida su trabajo para ir al siguiente paso.

Sea cual sea el sector o el tamaño de su organización, cada tarea o documento realizado a diario debe validarse. Y todos los servicios están preocupados. Entonces, podríamos pensar que todas las empresas han implementado un proceso de validación de documentos efectivos y rápidos. No es tan. Incluso hoy en día, los proyectos se están retrasando porque un elemento clave no se ha aprobado a tiempo o ha recibido solicitudes de modificaciones en conflicto, atrapadas con un sistema de validación lento y complejo.

Esta vez perdido para esperar a que se duele una validación. El rendimiento y la productividad de sus empleados y su negocio en general. ¡Es hora de actuar!

Averigüe qué es un proceso de validación y sigue estos 4 consejos para optimizar el sistema de validación de su documento hoy.

que ¿Un proceso de validación de documentos?

Cada documento, producto o diseño realizado por un servicio debe respetar los estándares de calidad definidos previamente por la Compañía. Para asegurarse de que, por lo tanto, debe ser aprobado una o más veces durante su diseño, antes de ser publicada, fabricada o transmitida al cliente.

para evitar que la validación sea entregable. Tomar demasiado tiempo, debes configurar un proceso de validación de procesos. Este es un conjunto de pasos necesarios para seguir para examinar y validar diferentes tipos de documentos y entregables (es decir, todo lo que es producido por los servicios de su organización diaria).

Personas a cargo de la validación dentro del Por lo tanto, la compañía debe confiar en las directrices para ser respetadas. Esto evita que juzgan su trabajo de manera subjetiva, dando su opinión personal (y no profesional) y utilizando sus propios estándares de calidad.

Tradicionalmente, un proceso de validación de documentos funciona a partir de los siguientes:

  • Se envía un documento para su aprobación.
  • Esto puede ser aprobado, rechazado o se formula una solicitud de modificaciones.
  • Si el documento no está validado, Se devuelve a la persona / equipo a cargo de ser revisada.
  • Una vez que las modificaciones están integradas, se someten nuevamente a la validación.

Un documento puede pasar por Varios pasos de validación y varios aprobadores.

Atención, aquí el término «documento» no significa necesariamente un documento de Word o PDF. Este es un término general para el fruto del trabajo de un colaborador, equipo o servicio. Puede ser un artículo de blog, una nueva característica para su aplicación o un nuevo embalaje.

4 consejos para optimizar el proceso de validación de su documento

1. Equipo

El ideal para implementar un sistema de validación de documentos efectivo es equiparlo con el software electrónico de administración de documentos (GED) en el que puede almacenar, organizar, priorizar y administrar todos sus archivos de negocios.

Entonces, una vez que todos los documentos están centralizados y fácilmente accesibles, es más fácil enviar su trabajo por validación. También puede asignar un documento de aprobación múltiple, definir plazos de validación y determinar los diferentes tipos de acceso para cada archivo (solo lectura, edición, sugerencia, validación, etc.).

Finalmente, el uso de una herramienta adaptada para su proceso de validación de documentos le permite:

  • Establecer alertas y notificaciones para informar a los interesados ​​en enviar o validar el documento en la pregunta
  • Siga la evolución de el proceso de validar un archivo;
  • analizar los datos y comprender dónde están los puntos de bloqueo para mejorar el proceso y hacerlo más eficiente.

2. Separe sus documentos internos y externos

En una empresa, se distinguen dos tipos de documentos:

  • Documentos internos: Estos son los archivos utilizados y difundidos solamente. Dentro de la organización y que preocupa su operación (datos de clientes, proceso, etc.);
  • Documentos externos: Estos son los archivos para clientes, proveedores y socios de la ‘Enterprise (contratos, cotizaciones, facturas, entregables, etc. ).

Se deben definir dos sistemas de validación separados: una interna y otra externa.

Cuídate de su proceso de validación externa para proporcionar a sus clientes un servicio impecable, Una forma simple y efectiva de comunicarse en cada revisión y un sistema de seguimiento automatizado.

3. Defina precisamente los roles de cada

Dependiendo del tamaño de su negocio, un proceso de validación generalmente incluye más de dos personas. Cuando se involucran múltiples personas y servicios, las cosas pueden complicarse seriamente.

para que todos puedan encontrarlo, es mejor definir roles específicos para cada paso del proceso de validación, de la creación. Del documento a Su aprobación final.

En general, hay cuatro roles:

  • La persona que envía el documento para que esté validado;
  • el aprobador, es decir, la persona que valida o rechaza el documento;
  • el intermediario que interviene en el documento para modificarlo (el editor);
  • El gerente que supervisa el proceso de validación completo.

Debe explicar cada rol en detalle e indicar el tiempo requerido para lograr la tarea o tareas para cada rol.

una consejo: involucra solo a las personas involucradas en El proyecto en el proceso de validación. Por lo tanto, solo participarán un número limitado de personas, lo que aliviará enormemente el proceso y evitará cualquier riesgo de confusión o frustración.

4. Teniendo en cuenta las necesidades de cada rol

Para optimizar su sistema de validación de documentos, debe hacerse las preguntas correctas.

Por ejemplo:

  • ¿En qué formato no se envía los documentos?
  • ¿Pueden los aprobadores pueden editar un documento?
  • ¿Cómo pueden los roles diferentes se comunican entre sí?
  • cuando hace el ¿La persona que presentó el documento debe recibir notificaciones?

Ponga en lugar de cada usuario para saber qué necesita para lograr su misión.

Por ejemplo, una vez que se envía el documento Para la validación, la persona que la envió apreciará recibir notificaciones regulares para el estado del documento. En cuanto a la aprobación, querrá saber cuántos documentos debe validar y en qué plazos para administrar efectivamente su tiempo de trabajo.

para concluir

El proceso de validación de documentos le permite Ahorre tiempo y dinero. Y lo más importante es que crea un sistema confiable y estándar que se utilizará para todos los empleados en su negocio.

Para asegurarse de que su proceso de validación de documentos sea efectivo y funciona correctamente, necesita la prueba. Si observa mal funcionamiento, no dude en modificarlo.

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