¿Cómo manejar los datos confidenciales de su organización?

No hace tanto tiempo, los datos empresariales se registraron manualmente en papel y luego se almacenaron en cajas y se almacenaron en los archivos de negocios o en ubicaciones de almacenamiento seguras, y la única forma de que las personas maliciosas las obtengan fueron robos.

Hoy, los tiempos han cambiado. La transformación digital ha pasado, y los datos ahora están predominantemente digitados y almacenados en la nube, donde son más vulnerables a los cibernéticos.

La cuestión de la protección de datos se ha convertido en un problema muy importante para las empresas que necesitan Para garantizar cualquier precio que sus datos confidenciales permanezcan confidenciales.

¿Qué son los datos confidenciales?

Las organizaciones de todos los tamaños y sectores recopilan, trata y almacenan diariamente una gran cantidad de más o menos Datos confidenciales diarios.

Entre los datos confidenciales, escuchamos:

  • Información sobre clientes y empleados como número de seguridad social, la dirección de la casa, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, el número de pasaporte, pero también el origen racial o étnico, los datos de salud, las opiniones políticas, la membresía sindical, etc.;
  • datos financieros Como los medios para pagar clientes, información bancaria, hojas de pago de empleados, etc.;
  • los datos estratégicos de la empresa.

Si estos datos sensibles caen entre malos Manos, las consecuencias pueden ser desastrosas: fraude, robo de identidad, extorsión, espionaje industrial, competencia desleal, etc. La reputación y la imagen de su negocio se verán afectadas, perderá la confianza de sus clientes o su ventaja competitiva, y todo esto tendrá un impacto financiero significativo en su negocio.

La protección de sus datos confidenciales Por lo tanto, debe ser su prioridad. A continuación, lee cómo administrar efectivamente sus datos para evitar fugas o vol.

¿Cómo administrar los datos confidenciales de su organización?

Siga estos consejos para administrar y proteger efectivamente sus datos confidenciales.

1. Inventor Todos sus datos confidenciales

Para comenzar, debe:

  • Hacer un inventario de toda la información confidencial que su negocio está en posesión;
  • Identificar los movimientos de estos datos (¿cómo los obtienes? ¿Qué haces?);
  • enumere las personas que tienen acceso regular o que pueden acceder a ellos.

Así es como puede definir dónde hay fallas de seguridad.

Listar los datos confidenciales:

  • por tipo: financiero, personal, estratégico, etc.;
  • por lugar: computadora (fija y portátil), disco duro, memoria USB, servidor, teléfono celular, etc.;
  • por departamento: ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, así como sus proveedores de servicios (como la nube), centros de llamadas, etc.

2. Reduzcalos al mínimo estricto

para garantizar la seguridad de los datos más sensibles, es esencial recopilar o mantener solo lo que realmente necesita para ejecutar su negocio correctamente. Por ejemplo, ¿es realmente necesario mantener el número de tarjeta de crédito, la fecha de caducidad y el CVC (código de validación de CCA) para cada uno de sus clientes?

3. Proteja los datos que mantiene

Ahora, debe proteger los datos confidenciales que su negocio no puede hacer sin. Para esto, se deben tener en cuenta tres elementos:

  • Seguridad física: en la medida de lo posible, las detectan una parte que cierra la clave para el almacenamiento de datos confidenciales donde almacena discos duros, CD, Carpetas de papel o servidores. Solo un número limitado de personas debe acceder a ella. Mejor aún, nombre a una sola persona responsable de esta sala y asegúrese de que tenga un registro de personas que acceden a los datos almacenados.
  • Seguridad electrónica: necesita conocer cualquier falla en su sistema informático y solicitar expertos para remediarlos. Instale antivirus que actualización regularmente. Use el cifrado de extremo a extremo para todos sus datos, especialmente los más sensibles. También use aplicaciones para generar automáticamente nuevas contraseñas. Si es posible, evite almacenar sus datos confidenciales en una computadora con acceso a Internet.
  • la seguridad de sus proveedores: Si establece estrictas medidas de seguridad, pero no a sus proveedores, corre un riesgo. Asegúrese de que las empresas con las que trabaje también hayan adoptado reglas rigurosas para proteger sus sistemas y datos. Centrarse en las empresas que organizan sus datos en Francia como Wimi. También especifique que deben informarle del menor incidente, incluso sin gravedad.

4. Eliminar correctamente lo que no necesita

La eliminación de los datos confidenciales debe hacerse correctamente para dejar ningún rastro que sea recuperable y reutilizable por los ciberdelincuentes.

Configure el procedimiento. Siga para seguir efectivamente Eliminar cualquier información sensible. Muela o quema papeles confidenciales al instalar trituradoras en diferentes servicios o cerca de la fotocopiadora. Use un software especializado para borrar todos los archivos en una computadora con la que desea deshacerse. Sin esto, la información podría ser recuperada.

5. Educar a sus empleados con buenas prácticas de ciberseguridad

Los empleados que trabajan regularmente con datos confidenciales deben comprender la importancia de mantener estos datos confidenciales, así como su papel en la protección de estos datos. Para esto, es esencial que los haga conscientes de los riesgos incurridos y que los formule a buenas prácticas para adoptar y comportamientos para evitar (reconocer el phishing, no descargue el archivo adjunto de un correo electrónico cuyo remitente sea desconocido, etc.). Lo mismo para los empleados en teletrabajo.

También puede capacitar a una persona o equipo específicamente dedicada a la seguridad de sus datos, independientemente del tamaño de su negocio. Este equipo puede encargarse de capacitar a sus empleados a riesgo de ciberdelincuencia, responder a sus preguntas y apoyar a los equipos.

6. Prepare una respuesta adaptada en caso de un delito

los cibercriminales todavía parecen tener un paso adelante y hoy es difícil crear un sistema de seguridad completamente infalible. Debe prepararse para reaccionar de manera efectiva en el caso de una ofensa para minimizar el impacto en su negocio, clientes y empleados.

Para hacer esto, definir un plan de acción que describe las mediciones para establecer en caso de un Incidente de seguridad y designar a una o más personas responsables de su implementación. Documentar el incidente (naturaleza de la ofensa, número de personas involucradas, tipo de datos, etc.). Analice el incidente para averiguar qué sucedió y cómo remediarlo. Finalmente, enumere a las personas y organizaciones para tener cuidado (personas interesadas, la CNIL, etc.).

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