Sala de datos: ¿Qué es una sala de datos virtual y sus ventajas?

El contexto actual obliga a cada vez más compañías para buscar soluciones confiables y altamente seguras para almacenar sus datos y información confidencial.

para la gestión diaria de sus datos o para un evento excepcional. Como un proyecto de Adquisición de combinación o una transacción financiera significativa, la sala de datos es una solución que está completamente adaptada al almacenamiento seguro y el intercambio de toda su información.

Descubra lo que realmente es una sala de datos virtual y por qué estas herramientas son Más y más popular.

¿Qué es una sala de datos?

Una sala de datos, es un poco como una caja fuerte de datos. Literalmente traducido, la sala de datos representa la «sala de datos». Es un espacio de almacenamiento seguro, real o virtual, donde una organización proporciona un volumen significativo de información a menudo confidencial sobre un proyecto. El acceso está restringido y las personas autorizadas pueden ver información remota.

Tradicionalmente, se utilizaron salas de datos para asegurar transacciones financieras o legales, introducciones de la bolsa de valores o gestión de bienes raíces. Pero durante varios años, se han utilizado por otras razones, como el almacenamiento de datos o el intercambio o el intercambio de documentos.

Todos los tipos de documentos se pueden almacenar, descargar, guardar y administrar en una sala de datos virtual: correo oficial, prensa Artículos, gráficos, hojas de cálculo, imágenes, etc.

¿Quién puede usar un roomet de datos por qué?

Cualquier compañía que se preocupe por la seguridad de sus datos puede usar una sala de datos. Más generalmente, las compañías utilizan las salas de datos que tratan con una gran cantidad de datos confidenciales que deben transmitir a diferentes audiencias como sus empleados, sus clientes, sus usuarios, sus proveedores o sus socios (contratos, financiamiento, información de contabilidad, etc..). Esta información no se puede enviar simplemente por correo electrónico debido a su volumen, así como su carácter confidencial, una solución de colaboración segura es esencial.

De acuerdo con el sitio antinno.net, hay varios casos de usar un Sala de datos, pero cada vez que es una organización que debe proporcionar datos o información de manera segura a los empleados de otras organizaciones, en el contexto de transacciones delicadas donde la confidencialidad es un requisito previo:

  • fusiones y Adquisiciones,
  • Recaudación de fondos,
  • Reestructuración de negocios,
  • Transacciones de bienes raíces,
  • Las licitaciones En contextos sensibles (nucleares, militares, etc.).

Las salas de datos son particularmente apreciadas en contextos internacionales, así como por compañías que han adoptado la desmaterialización de los datos.

¿Qué son? Beneficios?

Los beneficios de las salas de datos son numerosas. Aquí hay cinco.

1. Protección de datos

Esta es, sin duda, la razón principal por la que la mayoría de las empresas optan por una sala de datos virtual. El acceso a los datos está restringido y solo las personas autorizadas pueden ver la información almacenada.

Además de las características básicas, los proveedores de salas de datos ofrecen una multitud de opciones para aumentar la seguridad y la confidencialidad de datos, tales como:

  • un control contra el malware (malware);
  • un sistema de autenticación y autenticación compleja;
  • la copia de seguridad de datos;
  • cifrado de archivos.

2. Facilidad de acceso y ahorro de tiempo

En el mundo ultra conectado de hoy, imprima sus registros, los almacene en los libros de trabajo y los archiven en una habitación dedicada dentro de su negocio parece totalmente anticuado. ¡Y qué pérdida de tiempo! De hecho, si necesita un documento archivado para un cliente, por ejemplo, tendrá que moverse para recoger la carpeta correcta, luego escanear el documento y enviarlo, y finalmente tendrá que devolver el guardabosques. Todo esto causa una pérdida de tiempo y productividad porque mientras va a excavar en los archivos de la compañía, no puede avanzar en sus otros proyectos.

Una sala de datos le permite explotar fácilmente. Y eficientemente. Gran volumen de datos. Rápidamente encuentra el documento deseado y compartirlo en solo unos pocos clics. La mayoría de las salas de datos están equipadas con un potente motor de búsqueda para facilitar su tarea. Y sobre todo, el intercambio de información se realiza de forma segura.

3. Mejor control de acceso

En el negocio, es esencial asegurarse de que algunos documentos no caigan en manos de las personas malas. Al almacenar sus documentos en una sala de datos, usted, como propietario de los datos, que establece los derechos de acceso para leer y / o escribir documentos almacenados. Por lo tanto, le aseguran que sus archivos no se pierden, que son consultados por las personas interesadas y usted tiene control sobre los cambios realizados. Estos parámetros pueden modificarse tanto como sea necesario.

4. Práctica y transparencia

Otro activo de las salas de datos es su facilidad de uso. Puede acceder a él en cualquier lugar, con cualquier dispositivo conectado (teléfono inteligente, tableta, computadora portátil), a diferencia de las salas de archivo físico.

Además, las salas de datos prefieren la transparencia. Están equipados con un sistema de notificación que lo alerta en tiempo real de las modificaciones realizadas. También tiene acceso al historial de actividades para cada documento: el número total y detallado de consulta (por día, por semana, por mes), las personas que consultaron, las modificaciones hechas, etc. Esta información puede ser estratégica en una transacción, por ejemplo.

5. Disminución de los cargos generales

Dado que todas sus carpetas se almacenan en línea, ya no necesita imprimirlas, por lo que ahorrará dinero en suministros de escritorio, como cartuchos de impresora y papel.

Conclusión

Ante el ciberdelincuencia, protegiendo sus datos ahora es vital para todas las empresas. Es seguro y su reputación.

Si administra un volumen importante de datos confidenciales, se necesita el uso de una sala de datos. Además de proporcionarle un lugar seguro para compartir sus documentos con las personas elegidas, puede controlar el acceso a los datos y reducir el riesgo de información confidencial que se divulga a extraños.

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