¿Cómo elegir su software de gestión de documentos (GED)?

Se ha cansado de perder su tiempo para buscar y administrar sus documentos todos los días, en lugar de dedicarle a las tareas más importantes. Por lo tanto, ha decidido adoptar software de gestión de documentos electrónicos o GED.

Como sugiere el nombre, este tipo de herramienta permite administrar, organizar, transmitir y archivar todos los documentos establecidos. De su empresa. El software GED es una herramienta indispensable que promueve la transformación digital de su organización. Admite todo tipo de documentos, independientemente de su formato (nóminas, facturas, contratos de empleo, correos electrónicos, PDF, imágenes, documentos de Word, etc.) y le permite a sus empleados acceder fácilmente y rápidamente a los archivos que necesitan.

Ahora, debe decidir el software para adoptar. Estos son los criterios para tener en cuenta su herramienta GED.

Las características esenciales

Para comenzar, debe determinar cuáles son las necesidades de administración de documentos. ¿Debería su GED solo le permite archivar sus documentos? ¿Le gustaría usarlo para la validación y transmisión de archivos?

cual sea su objetivo, asegúrese de elegir un software que ofrezca todas las características básicas, tales como:

  • Archivos de papel de escaneo;
  • la clasificación y el archivo de documentos;
  • indexando los documentos y un motor de búsqueda para encontrarlos fácilmente;
  • compartir y transmitir archivos;
  • Control de control de acceso.

Idealmente, la solución GED puede tener otras características opcionales, pero muy práctico diariamente, como:

  • validación electrónica y firma;
  • la capacidad de automatizar ciertas tareas (transmisión, compartir, etc.);
  • un sistema de gestión de versiones para modificar un archivo multi-file;
  • Acceso a sus documentos en línea y fuera de línea desde cualquier dispositivo.

Una herramienta personalizable

Porque sus necesidades pueden En la evolución al mismo tiempo que se desarrolla su negocio, es importante seleccionar el software personalizable de administración de documentos.

Por lo tanto, puede comenzar con las funciones básicas, que evitarán pagar las características que no usa. Y lo más importante, puede personalizar su herramienta como lo desea y moverlo al mismo tiempo que sus necesidades cambian.

La facilidad de uso

Aquí hay una condición esencial para cualquier tipo Software: debe ser fácil de hacerse cargo. Si desea que su solución GED sea adoptada por todos sus empleados, debe asegurarse de que sea fácil de usar.

De hecho, el objetivo de adquirir documentos de software de administración electrónica es ayudarlo a usted y a su equipo a Sé más eficiente y ahorre tiempo al buscar archivos.

Más, si su GED parece demasiado complicado, sus empleados. Hará todo lo posible para evitar usarlo. Debe asegurarse de que el software sea intuitivo, simple y visualmente atractivo, y que ofrezca una navegación simplificada para un fácil agarre. Un pequeño entrenamiento es, por supuesto, esencial para que todos sus empleados sean tranquilizados y se sientan cómodos usándolo.

Seguridad de datos

En la empresa, la seguridad de los datos es primordial. Ya sea que sus datos confidenciales para sus proyectos o información sobre sus clientes o empleados, no quiere que caigan en manos de personas maliciosas.

en el trabajo, es fácil acceder a cualquier documento almacenado en la red, Elimine un archivo por error o envíe un correo electrónico que contenga un archivo adjunto confidencial a la persona incorrecta. Estas torpistas a menudo son irrortables.

Con la gestión de documentos electrónicos, puede controlar el acceso a diferentes documentos. Simplemente determine quién tiene acceso a qué archivo y restringir el acceso a algunos archivos de contraseña. Además, todos sus documentos se almacenan en un sistema seguro, protegidos de ataques informáticos, fallas y riesgos naturales (inundaciones, incendios, etc.). Por lo general, se configura un sistema de copia de seguridad para recuperar sus datos en caso de problemas.

Finalmente, considere preguntar con su proveedor para averiguar qué país almacena sus datos porque se someten a la ley del país en Pregunta (soberanía digital).

Integración con sus otras herramientas

El sistema GED que elija debe integrarse fácilmente con otras plataformas, aplicaciones y herramientas que usa diariamente (Mensajes, gestión de relaciones con el cliente o Software de facturación, etc.). Por lo tanto, usted es más efectivo para crear, la difusión y la gestión de sus documentos, y el procesamiento y el intercambio de datos son más fáciles y rápidos.

El precio

a menos que tenga un ilimitado Presupuesto, el precio del software GED es un elemento importante a considerar en su elección. Sin embargo, tenga en cuenta que el precio varía según:

  • Las características elegidas,
  • El número de usuarios,
  • el número de documentos que deben ser tratado,
  • el tipo y formato de los documentos,
  • el espacio de almacenamiento,
  • el soporte técnico.

Para evitar sorpresas desagradables, considere verificar qué se incluye o no en el precio: mantenimiento y actualizaciones regulares, soporte, capacitación y acceso a recursos (tutoriales, base de conocimientos, presentación de nuevas características, etc.), integración con diferentes herramientas, etc.

Una solución GED ahora es esencial para ahorrarle tiempo, mejorar la productividad de sus equipos y garantizar la seguridad de sus equipos. Datos, independientemente del tamaño de su negocio.

para Su gestión de contenido de documentos electrónicos, piense en WIMI. Además de ser un software de gestión de proyectos efectivo, WIMI le permite administrar, centralizar y compartir fácilmente todos sus archivos con sus empleados, clientes y socios. No espere más, pruebe de forma gratuita para descubrir todas sus características y mejorar el trabajo de sus equipos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.