GED: Todo sobre la gestión de documentos electrónicos

En los negocios, algunas funciones requieren tratar una gran cantidad de documentos diarios. Facturas, pedidos, diversos correos, contratos, hojas de pago, solicitudes de licencia, notas de gastos, etc., ya sea en papel o formato digital, estos documentos deben crearse, procesarse, distribuirse a las personas interesadas, almacenadas, luego archivadas.

A veces se produce un documento. Pierdes un tiempo valioso para buscarlo, terminar al recrearlo porque no ha logrado encontrarlo. A medida que usted y sus empleados se encargan de la administración de todos estos documentos, no puede dedicarse a hacer su trabajo real y perderá en la productividad. Según la Asociación de Información y Gestión (AIM), un empleado pasa 7.30 por semana en promedio para encontrar información (papel o digital) sin encontrarla.

Hoy en día, desea configurar un sistema. Para facilitar El procesamiento de documentos, y asegúrese de que cada empleado de la compañía pueda encontrar rápidamente el documento que necesita. Este es el momento de descubrir la gestión de documentos electrónicos (GED).

¿Qué es la gestión electrónica de documentos?

Como su nombre lo indica, la gestión electrónica de documentos o GED se refiere a un sistema computarizado Eso le permite administrar todos los documentos que circulan dentro de un negocio. GED es un proceso de colaboración que admite la gestión completa de documentos y la jerarquía, el almacenamiento, la difusión y el archivo.

El término GED también se usa para designar las herramientas necesarias para la gestión de estos documentales. En inglés, GED dice DMS para el sistema de gestión de documentos.

Todos los tipos de documentos se pueden almacenar en el software GED: documentos de papel, correos electrónicos, imágenes, archivos de Excel o PowerPoint, PDF, imágenes, etc.

Sus colaboradores pueden encontrar fácilmente todos los documentos clasificados en el GED con un motor de búsqueda. Pueden tratar y validar los documentos desmaterializados y compartirlos con miembros de su equipo en cualquier momento, en todas partes y desde cualquier dispositivo (computadora, tableta o teléfono inteligente).

Documentos de administración electrónica es la herramienta indispensable para la transformación digital..

Los beneficios de GED

En la era digital, todas las organizaciones deben estar equipadas con software GED porque el uso de este sistema mejora en gran medida la organización del trabajo interno y ofrece múltiples ventajas.

Centralización de información

Todos los documentos están disponibles en un solo espacio y centralizado. Lo que simplifica su acceso de todos los empleados. Los documentos en papel han sido escaneados y archivados, por lo que son más fáciles de encontrar.

Ahorro de tiempo

No pierde el tiempo en busca de un documento de papel mal remado o perdido en su escritorio, un Anexo oculto en la parte inferior de su correo electrónico o archivo clasificado en una carpeta mala en su computadora. El GED está equipado con un sistema de indexación y un motor de búsqueda para encontrar rápidamente el archivo deseado.

Más eficiencia

Encontrar el documento rápidamente que necesita le permite lograr su tarea más rápido, y por lo tanto, para ser más eficientes.

Ganancia de productividad

Dado que no pierde tiempo buscando documentos o para recrear archivos existentes, puede dedicar más a la realización de sus misiones. Por lo tanto, es más productivo diariamente.

facilidad de acceso

Sus empleados pueden tener fácil acceso a los documentos que necesitan para trabajar en cualquier momento y cualquier lugar donde se encuentren.

Colaboración mejorada

Dado que los documentos son accesibles desde cualquier lugar, el GED promueve la colaboración entre equipos híbridos, empleados de teletrabajo o empleados que trabajan en oficinas. En el otro extremo del país o el mundo.

Reducción de errores

La mayoría del software GED ofrece la capacidad de editar contenido y sistema de versión. Por lo tanto, está seguro de que siempre verá la última versión de un documento, lo que reduce el riesgo de hacer errores.

Datos de seguridad

Todos los documentos de la compañía ‘se almacena en un sistema seguro, protegido de los ataques cibernéticos, averías, riesgos naturales (inundación, incendio, etc.), etc. Solo los usuarios autorizados tienen acceso a él.

Reducción de la impresión en papel

Usted ahorre dinero en los costos de impresión de los documentos de papel (compra de papel y tinta D), el tratamiento de residuos de papel también Como costos de envío postal.

Los límites del GED

Si los beneficios de la gestión de documentos electrónicos son numerosos, sin embargo, hay algunos límites.

invertir En equipos de alto rendimiento

Las organizaciones deben tratar un volumen cada vez mayor de datos e información en formatos variados. Por lo tanto, es esencial equiparse con un potente software GED y elegir medios de almacenamiento efectivos que no tenga el rendimiento de su servidor y evite fallas. La compra y mantenimiento de este tipo de herramienta tienen un costo para anticipar.

Adoptar nuevos métodos de trabajo

Opt para una solución de GED implica modificar cómo trabajar de toda la compañía. Esto requiere que el establecimiento de capacitación aprenda a usar la herramienta correctamente, introducir reglas de clasificación de documentos y, posiblemente, lanzar un cambio de cambio.

anticipa los riesgos de seguridad

la desmaterialización de documentos no está sin riesgo. Si un empleado elimina un archivo digital a través de mí, se perderá para siempre. Por lo tanto, se recomienda utilizar un sistema de archivado electrónico (SAE) que mantiene sus documentos digitales de forma segura y estrictamente controlando su eliminación. También debe proteger su GED contra posibles ataques cibernéticos, incluyendo la creación de una estrategia de ciberseguridad.

Gracias al GED, sus empleados pueden acceder fácil y rápidamente los documentos que necesitan, cuando lo necesitan y con seguridad.

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